Assistant de direction BTP (H/F)

NewJob, votre partenaire emploi de proximité vous accompagne sur des postes en Intérim & CDD & CDI.

Notre expertise nous permet de vous proposer des offres d'emploi en Industrie, Tertiaire, Transport-Logistique et BTP.

En fusionnant vos compétences professionnelles, votre implication et notre accompagnement dans la valorisation de votre savoir faire :

Feront de notre Relation une Réussite Partagée. Alors rejoignez-nous !

NewJob, recrute pour l'un de ses clients spécialisé dans le tertiaire

Assistant de direction BTP (F/H)

Au sein du bureau, vous serez en charge de :

1. Établissement de devis, commandes et facturation sur EBP Bâtiment

Etablissement des devis : Création et suivi des devis clients sur EBP Bâtiment, en fonction des demandes et des spécifications des projets.
Gestion des commandes : Enregistrement et suivi des commandes fournisseurs sur le logiciel EBP Bâtiment.
Facturation mensuelle :
Edition de la facture globale et des factures de situation de travaux pour chaque tranche réalisée.
Préparation des factures entre le 20 et le 28 de chaque mois, avec validation des tranches réalisées par le client avant la facturation finale.
Dématérialisation des factures et pièces justificatives, ect... via Chorus Pro pour les marchés publics.

2. Gestion des appels d'offres et des documents administratifs

Réponse aux appels d'offres : Préparation et envoi des réponses aux appels d'offres en conformité avec les exigences administratives.
Préparation des documents administratifs : Rédaction et soumission des documents administratifs exigés pour chaque appel d'offres, tels que les formulaires DC1 et DC2.

3. Facturation et suivi des paiements

Édition des factures : Préparation de la facturation mensuelle, comprenant les factures globales et les factures de situation de travaux, validées par le client avant toute facturation finale.
Rapprochement bancaire : Suivi des paiements et rapprochement bancaire pour garantir la bonne réception des paiements clients.
Suivi des échéances : Création d’un tableau de suivi des échéances de paiement sur Excel et transmission au responsable.

4. Gestion des cautions bancaires

Établissement des cautions bancaires : Préparation et demande des cautions bancaires dans le cadre des marchés publics, selon les conditions et exigences des contrats.

5. Gestion des plannings de chantiers

Saisie quotidienne sur Planning PME : Mise à jour du planning des chantiers, en précisant les salariés, intérimaires.
Edition du planning mensuel : À la fin de chaque mois, édition d’un rapport détaillant les chantiers, les effectifs présents (salariés et intérimaires) et le nombre de jours passés sur chaque chantier.

Profil recherché :

Formation requise : Bac +2/3 en gestion, administration, ou comptabilité.
Expérience souhaitée : Minimum 2 à 3 ans d’expérience dans un poste similaire, idéalement dans le secteur des travaux publics ou du BTP.
Connaissances en marchés publics : Une expérience préalable dans la gestion des appels d'offres et des marchés publics est fortement appréciée.

Compétences requises :

Expérience en gestion des appels d'offres et des marchés publics, ainsi qu'une bonne connaissance des procédures administratives liées aux marchés publics.
Maîtrise des outils informatiques : Notamment EBP Bâtiment, Chorus Pro, Planning PME, Excel, Word, et Outlook.
Connaissances en facturation : Capacité à gérer les devis, commandes et facturations, notamment dans un environnement de travaux publics.
Rigueur et organisation dans la gestion des appels d’offres ainsi que le suivi des échéances et des paiements.
Autonomie et réactivité dans la gestion des tâches administratives et la résolution des problèmes liés aux projets.

Qualités attendues :

Autonomie et proactivité.
Rigueur et sens de l’organisation.
Bonnes capacités relationnelles pour travailler avec les différents interlocuteurs internes et externes.
Adaptabilité et gestion du stress, notamment en période de clôture mensuelle ou de réponses à des appels d'offres.